fbpx

TEHOKKAASTI ETÄTÖIHIN

Verkkoyhteyksien parantuessa, yrityselämän toimintaympäristön muuttuessa sekä maantieteellisten sijaintien merkityksen vähentyessä on etätöiden lisääntyminen selkeä suuntaus, joka on jatkunut jo hyvän aikaa. Meneillään olevat, globaaliin pandemiaan liittyvät poikkeustoimet kuitenkin kiihdyttävät tätä kehitystä ennennäkemättömällä vauhdilla, joka tuo mukanaan omat haasteensa ripeästi tapahtuvan muuntautumistarpeen muodossa.

Tästä syystä kokosimme tiiviin yhteenvedon asioista, joita yrityksen on syytä ottaa huomioon onnistuakseen etätyömalliin siirtyessään.

1

Varmista työympäristö

Etätyöpisteen tulisi olla yhtä hyvin varusteltu kuin mikä tahansa muukin työpiste. Auta onnistumaan tarjoamalla riittävät edellytykset työn suorittamiseen.

2

Hanki tarvittavat työkalut

Varmista, että käytössänne on tarpeen mukaiset ja toimivat työvälineet ja ohjelmistot, jotka tukevat etätöiden suorittamista.

3

Huolehdi osaamisesta

Varmista, että kaikki osaavat toimia uusilla välineillä ja käytänteillä. Kouluta, opasta ja tarjoa resursseja itseopiskeluun.

4

Huolehdi sopimuksista

Luo selkeät säännöt etätyön suorittamiseen ja sovi niistä tekijöiden kanssa. Varmista myös vakuutuksiin ja terveydenhuoltoon liittyvät kysymykset.

5

Tiedota asiakkaitanne

Kun yritys muuttaa toimintatapaansa on tästä hyvä tiedottaa kumppaneitanne. Tarjoa myös valmiit tiedotteet ja ohjeet henkilökunnalle, jotta viestisi pysyy yhtenäisenä.

6

Pidä yhteyttä

Etätyö ei ole yksin tekemistä. Pidä yhteisiä kahvihetkiä tai aamupalavereita etänä, kunhan kukaan ei jää yksin!

OHJELMISTOT HALTUUN

Oikeat ohjelmistoratkaisut ovat keskeinen tekijä etäneuvottelun onnistumiseen. Käytetyn ohjelmiston tulisi olla helppokäyttöinen mutta samalla tarjota riittävät työkalut esitysten toteutukseen tai tiedostojen jakamiseen. Tätäkin tärkeämpää on varmistaa, että työntekijöillä on riittävä osaaminen niiden käyttöön.
Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 palvelu on yleisin suomalaisten yritysten käyttämä ohjelmistoperhe, joka tarjoaa kattavat toiminnot viestintäsovelluksista toimisto-ohjelmistoihin. Palvelun kautta onnistuu niin dokumenttien jakaminen yrityksen sisällä kuin niiden kanssa työskentely etäpisteestä, monien muiden sovellusten ohella.

Teams etäneuvottelu

Teams on O365-perheen viesti- ja etäneuvottelusovellus. Suuren kehittäjän Teams on varmatoiminen ja helppokäyttöinen ja yleisenä sovelluksena sen käyttö onkin useimmille jo jonkin verran tuttua jo entuudestaan.

Etätyövälineenä Teams on lyömätön sen tuodessa yhteen koko viestintäketjun aina tapaamisen sopimisesta ja osallistujien kutsumisesta (kalenterimerkinnät ja -kutsut) itse etäneuvotteluun (video, ääni ja esitystilat) sekä työkalut tarvittavien tiedostojen jakamiseen tai kommentointiin (viestit, Sharepoint).

Tiedostojen jakaminen ja yhteiskäyttö

Office 365 ympäristö tarjoaa käyttöön edistyneet ja monipuoliset tiedostonjako- ja yhteistyöominaisuudet, jotka sekä käytettävyytensä että tietoturvallisuutensa ansiosta tukevat erinomaisesti etänä tehtävää työtä. Näitä ominaisuuksia ovat esim. OneDrive sekä SharePoint. Toimiakseen tehokkaasti ohjelmistoympäristön tulee kuitenkin olla rakennettu yrityksen käyttöä palvelevaksi sekä henkilökunnan opastuksesta tulee olla huolehdittu.

Opasta ohjelmien käyttöön

Etätyön onnistumisen kulmakivi on tehokas etätyövälineiden hallinta, joka edellyttää viestintään käytettävien työkalujen käyttöönottoa sekä ohjelmistojen käytön osaamista. Tässä onnistumisen voi varmistaa huolehtimalla koulutuksesta ja opastuksesta joko omin resurssein tai asiantuntijan avulla.

Räätälöidyt koulutukset

Topteam tarjoaa räätälöityjä koulutuspalveluja O365 toimintaympäristön hallintaan. Koulutustapa ja paketin sisältö muokataan yrityksen tarpeiden mukaisiksi, jotta sen avulla saavutetaan suurin mahdollinen hyöty.

Ohjeet ja itseopiskelu

Kauttamme on saatavana tehokas itseopiskeluun perustuva suomenkielinen videokirjasto, joka tarjoaa käytännön ohjeita O365 ohjelmistojen käyttöön. Yksittäiset videot muodostavat kokonaisuuksia, joita voidaan käyttää sekä tilapäiseen ongelmanratkaisuun tai kokonaisena kurssina itseopiskeluun. Videot on jaettu ohjelmistoittain ja merkitty aikamerkein, jolloin ratkaisu haettuun ongelmaan löytyy helposti ja nopeasti.

Tarjoa henkilökunnallesi motivoiva ja hyödyllinen tietopankki ottamalla palvelu käyttöön heti. Voit tutustua esimerkkivideoon vieressä sijaitsevan videon katsomalla.

Tutustu koulutusvaihtoehtoihin

Topteam tarjoaa sekä räätälöityjä että verkkokoulutuksia. O365 verkkokoulutusten hinnat alkaen 3 eur/käyttäjä/kuukausi. Tutustu alla olevasta linkistä!

Haluatko lisätietoja?

Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai soita meille. Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää kattavista etätyöhön liittyvistä ratkaisuistamme.

020 144 1188

(ark. 8 – 16)

TEHOKKUUDEN TARKASTUSLISTA

Pitkäkestoisessa käytössä olevan etätyöpisteen tulisi olla yhtä tehokas ja mukava kuin minkä tahansa muunkin työpisteen.
Tarkista alta onko teillä otettu tärkeimmät asiat jo huomioon.

ETÄTYÖPISTEEN VARUSTUS

Työntekijästä riippuen voi etätyöhön käytettävän työpisteen varustuksen taso olla hyvinkin vaihteleva. Työpisteen oloja parantamalla saavutetaan merkittävää työtehon kasvua sekä vähennetään mahdollisten huonosta työasennosta johtuvia poissaolojen määrää.
Työskentelytaso

Oikea työskentelykorkeus sekä mahdollisuus seisomatyöhön parantavat työpisteen laatua merkittävästi. Etätyöpisteeseen voidaan hankkia vaikkapa pöydälle asetettava korostustaso seisomatyötä varten ja myös sähköpöydistä on saatavana myös pieneen tilaan sopivia malleja.

Istuminen/seisominen

Työskentely edellyttää siihen sopivan istuma-asennon säätömahdollisuutta, jota esim. lyhyeen käyttöön suunniteltu tuokapöydän tuoli ei tarjoa. Kunnollisen työtuolin hankinta etätyöpisteelle on siis suositeltavaa. Seisomatyötä voidaan helpottaa seisontamaton avulla, joka pehmentää seisontapistettä sekä tarjoaa liukumattoman ja turvallisen tukipisteen.

Valaistus

Heikko, väärävärinen tai vaikkapa suoraan silmiin kohdistuva valaistus rasittaa silmiä ja voi pitkään kestäessä aiheuttaa jopa näön häiriöitä. Työpistevalaisinten avulla voidaan vaikuttaa pistemäisesti oikean valaistuksen toteutukseen melko pienin kustannuksin.

TYÖVÄLINEET

Kuten työpaikallakin, on etätyöpisteessä käytettävien työvälineiden oltava työn suorittamisen kannalta riittäviä. Etenkin etätyön keston pitkittyessä on välineiden hankintaan kiinnitettävä huomiota.
Tietokoneet ja näytöt

Useat meistä käyttävät kannettavaa tietokonetta työn suorittamiseen, jolloin itse koneen liikuttelu ei tuota ongelmaa. Kannettavien tietokoneiden näyttö on kuitenkin liian pieni pitkäkestoista työskentelyä ajatellen. Tästä johtuen erillisen näytön hankinta etätyöpisteelle on suositeltavaa, jolloin näytön koko ja laatu voidaan mitoittaa työpisteen tarpeiden mukaisesti. Useisiin kannettaviin on saatavissa myös telakointimahdollisuus, joka helpottaa sen liittämistä työpisteeseen tarpeen mukaisesti.

Hiiret ja näppäimistöt

Pitkäkestoisessa työskentelyssä kannattaa käyttää laadukasta ja ergonomista hiiriohjainta ja erillistä näppäimistöä. Kannettavan tietokoneen oman ohjauslevyn tai pieneen tilaan sovitetun näppäimistön käyttö ei ole kovin ergonomista ja saattaa pitkittyessä aiheuttaa vaurioita.

Toimisto- tai työtarvikkeet

Mikäli työn suorittaminen edellyttää toimisto- tai muiden työvälineiden käyttöä myös etätyöpisteellä toimittaessa on niiden hankinnasta ja käytöstä sovittava erikseen. Vaikka useiden pientarvikkeiden hinta yksittäin tarkasteltuna ei kovin suuri olekaan, on niiden hankintahinta pienostoina moninkertainen tukkuhintaan verraten. Tästä syystä on ehkä hyvä pohtia kannattaisiko etätyömalliin siirtyvän yrityksen edelleen tilata tarpeisto keskitetysti jakaen se edelleen työntekijöilleen vai toteuttaa hankinnat omatoimisesti kunkin työntekijän osalta.

TEKNINEN YMPÄRISTÖ

Koska etätyön tavoite usein on toteuttaa samoja työtehtäviä etäpisteellä kuin toimistolla, edellyttää työn suorittaminen myös samojen edellytysten olemassaoloa. On siis huolehdittava työntekijän käytössä olevista yhteyksistä, ohjelmistoista ja ennen kaikkea tehokkaasta perehdytyksestä etätyövälineiden käyttöön.
Toimiva verkkoyhteys

Varmista, että työntekijän käytössä on toimiva ja tietoturvallinen internet-yhteys. Sisäverkkoa voidaan etätyöpisteessä parantaa helposti esim. tukiasemia lisäämällä, jolloin paikallisen langattoman verkon kuuluvuutta työpisteessä voidaan merkittävästi parantaa.

Yhteys yritykseen

Varmista, että työntekijällä on pääsy yrityksen ohjelmistoihin sekä esim. yrityksen palvelimilla sijaitseviin jaettuihin tiedostoihin tai tietokantoihin sekä riittävä osaaminen näiden tietoturvalliseen käyttöön.

Huolehdi osaamisesta

Varmista työntekijän riittävä koulutus etätyössä käytettävien ohjelmistojen käyttöön. Tarjoamalla perehdytystä vaikkapa Sharepoint-ympäristön tai Teams-viestinnän käyttöön tehostat etätyön sujuvuutta ja vähennät työntekijään kohdistuvaa kuormitusta.

Tietoturva korostuu

Etätyön lisääntyessä myös erilaisten yhteyksien käyttö yrityksen järjestelmissä lisääntyy. Tästä syystä on tärkeää, että yrityksen tietoturva sekä yritys- että työntekijätasolla on huolehdittu kuntoon. Tämä saavutetaan hyvällä yhdistelmällä teknistä suojautumista (esim. virustojunnat, varmuuskopiointi, salaukset) että hyvillä käytänteillä, joilla varmistetaan oikeat prosessit sekä työntekijöiden osaaminen niiden noudattamiseen.

Haluatko lisätietoja?

Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai soita meille. Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää kattavista etätyöhön liittyvistä ratkaisuistamme.

020 144 1188

(ark. 8 – 16)

TYÖNTEKIJÄSTÄ HUOLEHTIMINEN

Ympäristön, laitteiden ja muiden etätyöhön liittyvien elementtien oikeellisuudesta huolehtiminen on lähes toissijaista, mikäli varsinainen työntekijä unohdetaan. Etätyö asettaa omia haasteitaan sekä työn suorittamiseen että sen henkiseen kuormittavuuteen. Tästä syystä onkin tärkeää, että työnantaja yhdessä työntekijän kanssa varmistavat olevansa yhteisymmärryksessä toteutettavan työn tavasta ja ehdoista.
Seuranta ja raportointi

Etätyöntekijälle pitäisi olla täysin selvää mitkä hänen vastuunsa ja velvollisuutensa ovat sekä miten näitä mitataan. Selkeisiin ja mahdollisiin tavoitteisiin pyrkiminen on kannustavaa kun taas epäselvyys ja kokemus mahdottomista tavoitteista aiheuttavat henkistä kuormitusta ja näin työtehon laskua. Selkeällä mittaristolla työn seuraaminen myös pitää molempien osapuolten välit avoimina, eikä synny tilanteita, jossa osapuolet joutuvat turhaan epäilemään tai epäilyksen alaisiksi.

Työterveys

Työntekijän työterveyden järjestäminen etätyössä sekä tähän liittyvistä ilmoitusvelvollisuuksista sopiminen on syytä tehdä selkeästi ja toimivasti jo työjärjestyksestä sovittaessa. Poissaolot vaikuttavat myös etätyötilanteissa samoin kuin muissakin töissä, vaikkapa työvuorolistojen tai päivystysvuorojen muodossa.

Vakuutukset

On syytä selvittää työnantajan hankkimien vakuutusten kattavuus etätyöpisteessä sekä sen asettamat mahdolliset lisäehdot tai vaatimukset. Näin vältytään hankalilta ja kalliilta prosesseilta työtapaturman sattuessa vaikkapa kotioloissa.

Topteam Turvaa Työsi
Kokonaisvaltainen palveluvalikoimamme yrityksen IT-ratkaisuista toimistotarvikkeisiin, monitoimilaitteista ergonomiaan sekä huolto-, asennus- ja käyttötukipalvelumme varmistavat, että voitte aina keskittyä omaan työhönne. Meidät tunnetaan joustavasta, asiakkaan tarpeet huomioivasta palvelusta ja haluamme olla luottokumppanisi. Puhumme samaa kieltä kanssasi, ajattelemme aina etuasi ja teemme vaikeistakin asioista helppoja.
Ostoskori