Etätyöpisteen tulisi olla yhtä hyvin varusteltu kuin mikä tahansa muukin työpiste. Auta onnistumaan tarjoamalla riittävät edellytykset työn suorittamiseen.
Varmista, että käytössänne on tarpeen mukaiset ja toimivat työvälineet ja ohjelmistot, jotka tukevat etätöiden suorittamista.
Varmista, että kaikki osaavat toimia uusilla välineillä ja käytänteillä. Kouluta, opasta ja tarjoa resursseja itseopiskeluun.
Luo selkeät säännöt etätyön suorittamiseen ja sovi niistä tekijöiden kanssa. Varmista myös vakuutuksiin ja terveydenhuoltoon liittyvät kysymykset.
Kun yritys muuttaa toimintatapaansa on tästä hyvä tiedottaa kumppaneitanne. Tarjoa myös valmiit tiedotteet ja ohjeet henkilökunnalle, jotta viestisi pysyy yhtenäisenä.
Etätyö ei ole yksin tekemistä. Pidä yhteisiä kahvihetkiä tai aamupalavereita etänä, kunhan kukaan ei jää yksin!
Microsoft Office 365 palvelu on yleisin suomalaisten yritysten käyttämä ohjelmistoperhe, joka tarjoaa kattavat toiminnot viestintäsovelluksista toimisto-ohjelmistoihin. Palvelun kautta onnistuu niin dokumenttien jakaminen yrityksen sisällä kuin niiden kanssa työskentely etäpisteestä, monien muiden sovellusten ohella.
Teams on O365-perheen viesti- ja etäneuvottelusovellus. Suuren kehittäjän Teams on varmatoiminen ja helppokäyttöinen ja yleisenä sovelluksena sen käyttö onkin useimmille jo jonkin verran tuttua jo entuudestaan.
Etätyövälineenä Teams on lyömätön sen tuodessa yhteen koko viestintäketjun aina tapaamisen sopimisesta ja osallistujien kutsumisesta (kalenterimerkinnät ja -kutsut) itse etäneuvotteluun (video, ääni ja esitystilat) sekä työkalut tarvittavien tiedostojen jakamiseen tai kommentointiin (viestit, Sharepoint).
Office 365 ympäristö tarjoaa käyttöön edistyneet ja monipuoliset tiedostonjako- ja yhteistyöominaisuudet, jotka sekä käytettävyytensä että tietoturvallisuutensa ansiosta tukevat erinomaisesti etänä tehtävää työtä. Näitä ominaisuuksia ovat esim. OneDrive sekä SharePoint. Toimiakseen tehokkaasti ohjelmistoympäristön tulee kuitenkin olla rakennettu yrityksen käyttöä palvelevaksi sekä henkilökunnan opastuksesta tulee olla huolehdittu.
Etätyön onnistumisen kulmakivi on tehokas etätyövälineiden hallinta, joka edellyttää viestintään käytettävien työkalujen käyttöönottoa sekä ohjelmistojen käytön osaamista. Tässä onnistumisen voi varmistaa huolehtimalla koulutuksesta ja opastuksesta joko omin resurssein tai asiantuntijan avulla.
Topteam tarjoaa räätälöityjä koulutuspalveluja O365 toimintaympäristön hallintaan. Koulutustapa ja paketin sisältö muokataan yrityksen tarpeiden mukaisiksi, jotta sen avulla saavutetaan suurin mahdollinen hyöty.
Kauttamme on saatavana tehokas itseopiskeluun perustuva suomenkielinen videokirjasto, joka tarjoaa käytännön ohjeita O365 ohjelmistojen käyttöön. Yksittäiset videot muodostavat kokonaisuuksia, joita voidaan käyttää sekä tilapäiseen ongelmanratkaisuun tai kokonaisena kurssina itseopiskeluun. Videot on jaettu ohjelmistoittain ja merkitty aikamerkein, jolloin ratkaisu haettuun ongelmaan löytyy helposti ja nopeasti.
Tarjoa henkilökunnallesi motivoiva ja hyödyllinen tietopankki ottamalla palvelu käyttöön heti. Voit tutustua esimerkkivideoon vieressä sijaitsevan videon katsomalla.
Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai soita meille. Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää kattavista etätyöhön liittyvistä ratkaisuistamme.
(ark. 8 – 16)
Oikea työskentelykorkeus sekä mahdollisuus seisomatyöhön parantavat työpisteen laatua merkittävästi. Etätyöpisteeseen voidaan hankkia vaikkapa pöydälle asetettava korostustaso seisomatyötä varten ja myös sähköpöydistä on saatavana myös pieneen tilaan sopivia malleja.
Työskentely edellyttää siihen sopivan istuma-asennon säätömahdollisuutta, jota esim. lyhyeen käyttöön suunniteltu tuokapöydän tuoli ei tarjoa. Kunnollisen työtuolin hankinta etätyöpisteelle on siis suositeltavaa. Seisomatyötä voidaan helpottaa seisontamaton avulla, joka pehmentää seisontapistettä sekä tarjoaa liukumattoman ja turvallisen tukipisteen.
Heikko, väärävärinen tai vaikkapa suoraan silmiin kohdistuva valaistus rasittaa silmiä ja voi pitkään kestäessä aiheuttaa jopa näön häiriöitä. Työpistevalaisinten avulla voidaan vaikuttaa pistemäisesti oikean valaistuksen toteutukseen melko pienin kustannuksin.
Useat meistä käyttävät kannettavaa tietokonetta työn suorittamiseen, jolloin itse koneen liikuttelu ei tuota ongelmaa. Kannettavien tietokoneiden näyttö on kuitenkin liian pieni pitkäkestoista työskentelyä ajatellen. Tästä johtuen erillisen näytön hankinta etätyöpisteelle on suositeltavaa, jolloin näytön koko ja laatu voidaan mitoittaa työpisteen tarpeiden mukaisesti. Useisiin kannettaviin on saatavissa myös telakointimahdollisuus, joka helpottaa sen liittämistä työpisteeseen tarpeen mukaisesti.
Pitkäkestoisessa työskentelyssä kannattaa käyttää laadukasta ja ergonomista hiiriohjainta ja erillistä näppäimistöä. Kannettavan tietokoneen oman ohjauslevyn tai pieneen tilaan sovitetun näppäimistön käyttö ei ole kovin ergonomista ja saattaa pitkittyessä aiheuttaa vaurioita.
Mikäli työn suorittaminen edellyttää toimisto- tai muiden työvälineiden käyttöä myös etätyöpisteellä toimittaessa on niiden hankinnasta ja käytöstä sovittava erikseen. Vaikka useiden pientarvikkeiden hinta yksittäin tarkasteltuna ei kovin suuri olekaan, on niiden hankintahinta pienostoina moninkertainen tukkuhintaan verraten. Tästä syystä on ehkä hyvä pohtia kannattaisiko etätyömalliin siirtyvän yrityksen edelleen tilata tarpeisto keskitetysti jakaen se edelleen työntekijöilleen vai toteuttaa hankinnat omatoimisesti kunkin työntekijän osalta.
Varmista, että työntekijän käytössä on toimiva ja tietoturvallinen internet-yhteys. Sisäverkkoa voidaan etätyöpisteessä parantaa helposti esim. tukiasemia lisäämällä, jolloin paikallisen langattoman verkon kuuluvuutta työpisteessä voidaan merkittävästi parantaa.
Varmista, että työntekijällä on pääsy yrityksen ohjelmistoihin sekä esim. yrityksen palvelimilla sijaitseviin jaettuihin tiedostoihin tai tietokantoihin sekä riittävä osaaminen näiden tietoturvalliseen käyttöön.
Varmista työntekijän riittävä koulutus etätyössä käytettävien ohjelmistojen käyttöön. Tarjoamalla perehdytystä vaikkapa Sharepoint-ympäristön tai Teams-viestinnän käyttöön tehostat etätyön sujuvuutta ja vähennät työntekijään kohdistuvaa kuormitusta.
Etätyön lisääntyessä myös erilaisten yhteyksien käyttö yrityksen järjestelmissä lisääntyy. Tästä syystä on tärkeää, että yrityksen tietoturva sekä yritys- että työntekijätasolla on huolehdittu kuntoon. Tämä saavutetaan hyvällä yhdistelmällä teknistä suojautumista (esim. virustojunnat, varmuuskopiointi, salaukset) että hyvillä käytänteillä, joilla varmistetaan oikeat prosessit sekä työntekijöiden osaaminen niiden noudattamiseen.
Jätä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella tai soita meille. Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää kattavista etätyöhön liittyvistä ratkaisuistamme.
(ark. 8 – 16)
Etätyöntekijälle pitäisi olla täysin selvää mitkä hänen vastuunsa ja velvollisuutensa ovat sekä miten näitä mitataan. Selkeisiin ja mahdollisiin tavoitteisiin pyrkiminen on kannustavaa kun taas epäselvyys ja kokemus mahdottomista tavoitteista aiheuttavat henkistä kuormitusta ja näin työtehon laskua. Selkeällä mittaristolla työn seuraaminen myös pitää molempien osapuolten välit avoimina, eikä synny tilanteita, jossa osapuolet joutuvat turhaan epäilemään tai epäilyksen alaisiksi.
Työntekijän työterveyden järjestäminen etätyössä sekä tähän liittyvistä ilmoitusvelvollisuuksista sopiminen on syytä tehdä selkeästi ja toimivasti jo työjärjestyksestä sovittaessa. Poissaolot vaikuttavat myös etätyötilanteissa samoin kuin muissakin töissä, vaikkapa työvuorolistojen tai päivystysvuorojen muodossa.
On syytä selvittää työnantajan hankkimien vakuutusten kattavuus etätyöpisteessä sekä sen asettamat mahdolliset lisäehdot tai vaatimukset. Näin vältytään hankalilta ja kalliilta prosesseilta työtapaturman sattuessa vaikkapa kotioloissa.
